Gestión de Proyectos Para Emprendedores

Emprender está de moda. Internet y las redes sociales están llenas de referencias a emprender y parece que de un día para otro medio país se ha hecho emprendedor. Pero si analizamos la situación económica y en vez de emprendedor decimos “pequeño negocio” todo empieza a tener sentido. Emprender se ha convertido en una buena opción para muchas personas que se encuentran sin trabajo y sin posibilidad de encontrarlo.

Iniciar un nuevo negocio es un proyecto apasionante pero es muy complicado. Hay que resolver muchos problemas y generalmente los emprendedores se enfrentan a los mismos por primera vez, montar un negocio lleva tiempo y es frecuente que un emprendedor no tenga más de 1-2 proyectos en su haber.

Los que venimos del mundo de la edificación tenemos una ventaja, nuestros plazos son más reducidos y eso nos permite gestionar los proyectos en menos tiempo y depurar el proceso. Por ello me he atrevido a recopilar una serie de pasos/consejos obtenidos de la gestión de proyectos reales. Creo que son extrapolables a los proyectos empresariales porque en realidad no son tan diferentes, cambia el objeto pero los métodos y problemas son similares.

Espero que esto no sea “otra lista de gestión más” y que sea de utilidad para las personas que están iniciando su propia empresa.

  • Antes de empezar hay que tener claro el programa. Lo más importante será decidir qué queremos conseguir y en una segunda instancia cómo lo vamos a hacer y qué necesitaremos para ello. El programa será orientativo, las necesidades cambiarán según avance el proyecto pero cuanto más se defina mejor funcionará todo.
  • Recopila toda la información legal de interés. No hay nada peor que tener que modificar un proyecto en marcha por un aspecto legal que no se había tenido en cuenta. Antes de empezar a trabajar hay que recopilar todo lo que pueda ser de aplicación: normativas (nacional, autonómica, local, sectorial),  política corporativa (si trabajamos con empresas externas), bases (si es un concurso), conflictos previos (si existen), acuerdos privados preexistentes que nos afecten…
  • No te encariñes con tus ideas, de forma aislada no valen demasiado. A veces las tomamos como si fueran algo muy importante y ciertamente muchas podrían ser el germen de algo grande pero una idea que no se ha definido, que todavía no se puede construir o ejecutar no es nada, como mucho es una buena intención.
  • Un proyecto tiene muchos aspectos a cuidar: normativa, oportunidad, viabilidad económica, capacidad personal para llevarlo, financiación, plazos, facilidad de ejecución… Hay que contemplar todos ellos, a veces nos centramos en algunos y descuidamos otros, es un error que si no corregimos traerá problemas más adelante.
  • Finanzas. Es uno de los puntos más frágiles de un proyecto, un problema aquí puede romperlo todo. Intenta definir muy bien los gastos, la financiación y los ingresos. Cualquier desfase en uno de estos aspectos traerá consecuencias importantes.
  • Un proyecto necesita de gente diferente. Llevar un proyecto en solitario no es una buena idea, tener compañeros de aventura ayuda en los malos momentos y da perspectivas diferentes para resolver los problemas.
  • Feedback. Habla con personas que hayan llevado un proyecto similar, las mejores lecciones no están en los papeles sino en la experiencia. Te podrán adelantar problemas y puntos críticos.
  • Busca la crítica honesta. La gente externa al proyecto puede descubrir problemas futuros, busca siempre sus opiniones sinceras aunque muchos se resistirán a dártelas por miedo a herirte.
  • Acelerar los fallos. Hay que ver los proyectos de forma crítica y desapasionada y “machacarlos” un poco para que los errores afloren cuanto antes. Es doloroso pero es mejor que seguir avanzando con un problema dentro y que estalle después.
  • No caer en victimismos. Cuando algo se tuerce es muy frecuente decir eso de “en ese ayuntamiento nos tienen manía” o “fulanito ya tiene su financiación y nosotros no“. La mayoría de las veces el victimismo es una escusa para no ver los propios errores. Descubre qué ha fallado y busca la manera de arreglarlo.
  • El ánimo de los participantes cambiará con el tiempo. En un proyecto es normal tener momentos altos y bajos, hay que aceptarlos y no dejarse arrastrar por los bajos. Tener una visión de conjunto, ver el recorrido completo,  nos ayudará a superar los malos momentos.
  • Centrarse en los detalles del momento pero no perder la visión del conjunto. Hay que resolver los problemas de cada día pero es importante tener una visión completa. De dónde venimos y a dónde vamos. No sólo de forma mental sino también física: haz gráficas de la planificación y ponlas en un sitio visible para ver el proyecto en conjunto.
  • Cambiar es el estado natural de un proyecto. Los proyectos son algo vivo que debe adaptarse a las circunstancias. Obsesionarse con mantener las ideas iniciales es un error y generalmente provoca bloqueo o problemas futuros. Si hay razones para cambiar, hay que hacerlo cuanto antes.
  • Renunciar para avanzar. A veces los bloqueos se producen porque nos empeñamos en mantenerlo todo. Bastará con  establecer prioridades para darnos cuenta de que lo intocable no lo era tanto, corregirlo y que el proyecto vuelva a andar.
  • No importa ir despacio, importa pararse. No soportamos la lentitud y toleramos los parones por inevitables. Y debería ser al revés, muchas veces la lentitud es necesaria mientras que los parones son evitables con una buena planificación.
  • La realidad manda sobre los planes y no al revés. Los planes son sólo una guía, lo auténtico es la ejecución de esos planes. No te obceques en hacer algo sólo porque estaba planeado, si la realidad va por otro lado asúmelo y corrige los planes para recoger esa incidencia.
  • Los planes nunca salen como se espera. Los plazos suelen incumplirse, el presupuesto suele variar, el resultado difiere de lo planeado… hay que estar preparado para estas cosas. Es conveniente tener colchones y no ir al límite para que estas desviaciones no nos hundan el proyecto. Si en algún aspecto vamos al límite y no disponemos de ese colchón habrá que vigilarlo de forma especial.

Llevar un proyecto a término es algo complicado. Ya sea un proyecto de edificación, de empresa, un proyecto colectivo o incluso un blog todos tienen algo en común: ponemos mucho de nosotros en ello y cuando hay problemas sentimos que estamos fallando. La solución no es tomar distancias y entregarse menos, no se puede llevar un proyecto sin comprometerse con él, la clave pasa por asumir los problemas como lógicos y consustanciales a cualquier proyecto de cierta complejidad.

Los problemas SON el proyecto y resolverlos es el motivo por el que estamos ahí.

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3 comentarios

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3 Respuestas a “Gestión de Proyectos Para Emprendedores

  1. Marga

    La frase de cierre es perfecta. Perfecta y cierta.
    Ser emprendedor en estos tiempos no es tanto una cualidad como una cuestión de supervivencia. Algunos emprendimientos se afrontan con ilusión. Otros solo por necesidad. Más difícil atender la necesidad sin ilusión pero lícito ¿no?
    Dos libros estupendos para emprendedores por si acaso no los conoces:
    “El libro negro del emprendedor” de Trías de Bes y “El arte de empezar” de Guy Kawasaky.
    Buen arquitecto, Factor22, si diseñas puentes entre espacios que el lector no había imaginado.

  2. El Factor 22

    Gracias por tus palabras y por la recomendación, conocía el de Kawasaky, intentaré echarles un vistazo.

    Lícito sí, por supuesto, pero creo que emprender sin ilusión está condenado al fracaso, cualquier proyecto necesita la ilusión, si no existe hay que buscarla, aunque sea en lugares “secundarios” del proyecto como el proceso o los detalles.

    37signals es una compañía que hace software para la gestión de proyectos. Su CEO Jason Fried tiene una visión del management muy actual y lo mejor es que lo lleva a la práctica en su empresa. Todo, desde el diseño de la oficina, selección de personal, relación entre trabajadores, proceso de diseño de nuevos productos se hace según esos criterios.

    El blog de 37signals es de los que hay que seguir si te interesa la gestión de proyectos y el diseño (acaban de remodelar su programa estrella Basecamp y parte del proceso está en el blog). Este post trata de lo que hablamos: “Forget passion, focus on process”. Ya te imaginarás por dónde va. El post empieza (está en inglés):

    “El problema del dicho “Sigue tu pasión”: No podemos amar todos los productos con los que trabajamos. Alguien tiene que hacer los trabajos y vender los productos que no son sexys pero que hacen que el mundo funcione…”

    http://37signals.com/svn/posts/2904-forget-passion-focus-on-process

  3. El Factor 22

    Un gran TEDx de Jason Fried con subtítulos en castellano:

 

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